产品中心

集团与所属企业信息交互的痛点及解决方案

发布日期:2021-01-30 08:37

  中新网福建新闻3月2日电(集团青年人才外训第一组)一直以来,福建省电子信息集团及所属企业出于实际工作需要,各自开展了不同程度的信息化建设,基本构建起OA系统、财务报表系统、资金管理系统等信息化平台,具备了一定的信息化支撑能力。

  但随着业务规模的扩大、业务复杂程度的增加,集团与所属企业之间纵向和横向的信息交互事项也越来越繁多,频率也越来越高,目前的信息化系统在支撑企业现代化管理方面,尚存在整合提升的空间。

  因此,课题组采用抽样研究法,结合在浙江大学外派培训中对于“母合效应”的学习,从激活FEI母合效应的角度出发,通过调研集团与所属企业信息交互现状和信息化建设情况,从集团对所属企业信息管控、所属企业与集团信息交互、所属企业间业务协同三个层面,深入调研集团与所属企业日常工作中在信息交互方面存在的痛点,挖掘各方对信息化系统建设的需求。

  希望通过本次研究,能够增强集团管控力,提升集团对所属企业的管理效果;提高信息在集团和所属企业间上传下达的交互效率;并通过搭建有效沟通平台,促进集团系统内相关产业的协同,提升集团业务母合效应;打通集团系统内的交流渠道,整合内部共性需求,降低信息化建设成本。

  1.信息交互主要覆盖一级所属企业和部分重要二、三级所属企业,交互事项以文件通知的上传下达、数据统计报送和相关事项的审批为主。

  2.信息交互仍以传统方式为主,目前集团本部各部门通常用组建QQ群、微信群、邮箱的方式进行通知,系统集成的程度有待提升。

  3.信息加工处理工作量大,由于缺乏对信息的标准化规范,导致汇总至集团的信息呈现方式林林总总,给后期加工带来了相当大的工作量。

  4.智能化分析能力不足,对于收集到的海量信息,目前仍以人工方式统计为主,系统缺乏智能化分析。

  5.信息流转节点难管控,存在留痕与信息安全的难点。多部门反映,对于所属企业上报的文件,可能在某个节点滞留,而事后无法追溯和认定责任。

  1.集团业务多元,但缺少一个产品展示的平台,将各企业可以提供的产品或服务进行展示和推广,以寻求上下游的快速融合与匹配。

  2.缺乏集团级通讯录系统,很多时候要通过“熟人介绍”寻求对接,难以做到即时响应。

  3.缺乏产品供需信息沟通平台,目前集团内部各企业的供需无法先在内部找到支持或出路,内部协作不足,“肥水流到外人田”。

  4.缺乏集团级资源共享平台,各公司拥有的业务资源和人脉关系独自享有,兄弟公司如有类似需求,往往不得其门而入,事倍功半。

  经课题组成员与应用技术研究院访谈了解到,集团信息化建设一期项目于2017年5月启动,2018年初完成各项建设任务。建设内容包括集团门户网站群、协同办公平台、移动办公系统、文件传输系统、即时通讯平台等办公业务系统,以及分别依托数字福建云计算中心和集团本部机房建成的两个数据中心,初步建成PC端和移动端的统一办公门户,实现办文、办会、考勤、考核、后勤等日常行政办公的电子化、网络化。二期项目于2018年6月启动,于2019年上线试运行并交付使用。建设内容包括人力资源管理系统、法务管理系统、投资项目管理系统、企业运行监测系统、供应链管理系统等业务应用系统,初步实现人力资源、投资项目、法务、合同及知识产权等业务的网络化、电子化管理,实现集团系统相关企业产品和需求信息的共享及对接。

  另外,课题组成员通过对光研所、和信科工、星云大数据、应急通信、和格实业等5家所属企业的问卷调查和访谈,了解到各所属企业均开展了一定程度的信息化建设,主要包括OA系统、财务管理软件、项目管理系统、商机管理系统、ERP、人力资源管理系统、档案管理系统,在信息化建设上面存在一定的共性需求。不同企业的信息化建设进展不一,供应厂商各异。

  课题组成员经过调研了解到,集团多个职能部门存在公共信息共享的需求。有部门提出,“集团的信息化主要针对流程的审批管控,但对于各部门间的公共信息的共享,如制度查询、通讯录、各企业股权关系表、管理记录模板等内容可建立公共查询通道,提高各部门的共享资源利用率及工作效率”,并建议在OA中增加档案室材料搜索功能,加快档案查找的效率。也有部门提到,“集团信息化系统还有待完善,信息化系统可以增加一些对于所属企业信息的公开,各部门可以根据各自的权限进行查询。”

  课题组成员在调研中发现,促进集团与所属企业信息化、不同信息化平台间的互联互通是集团职能部门和所属企业均高度关注的问题。本次调研的7个企业职能部门中,有5个部门均提出希望整合集团与所属企业的信息或信息平台,促进信息互通。

  对于信息采集方式,课题组成员通过调研了解到,提升信息的即时反馈能力也是有关部门的关切点。有部门提到,希望“上级主管部门或者领导需要的临时性的数据收集分析工作建议也通过信息化系统进行”。有部门认为,“鉴于视频、声音等传感器技术的持续迭代,实现安全管理信息化日趋成熟(即可通过传感器技术实现安全管理领域的实时管控和即时反馈)。

  课题组成员通过调研了解到,集团与所属企业在日常工作中也较为关注信息的适度公开,多个部门提出,应在信息化系统中进一步做好查询权限的合理设置,以便于信息在合理范围内适度公开。

  当前集团与所属企业的信息交互仍以分散的电子表+纸质档、邮件+QQ+电话+人工递交+邮寄等传统方式,除财务和资金业务的系统集成度较高外,总体信息交互的系统集成度较低。随着信息化二期项目逐步落地,相关系统平台上线,该痛点得到有效的缓解。进一步整合提升信息交互的系统集成程度,在更大范围内实现信息的系统在线报送、智能分析,是集团和所属企业日常工作中的重要需求。

  课题组成员认为,集团和所属企业当前信息化建设已逐步解决了日常工作中存在的许多痛点和需求。例如,企业运行监测系统实现了所属企业生产经营和财务两方面数据的实时采集,利用标准化数据和定制化格式,实现数据的按需导出,并辅以智能化分析工具,有效解决了数据重复填报、系统集成度低、数据标准化低、智能化程度低、加工处理工作量大、及时性不足等多重问题。又如,供应链管理系统构建了信息门户、企业信息管理、产品服务平台、需求平台、统计分析、接口管理等一体化的信息化平台,有效解决了所属企业间信息交互程度低、资源和信息共享不足的问题。

  同时,课题组成员认为,集团和所属企业在信息化建设中仍有一定的提升空间,应针对本次调研中发现的信息化交互痛点和需求进行深入剖析,在当前信息化建设的基础上,寻求解决方案,以进一步激活集团及各所属企业间的母合效应。

  梳理集团与所属企业间的业务流程,并固化在OA系统中;在集团的OA中给所属企业经办人员开通一定数量的帐号(或者由各企业的OA系统与集团OA实现流程对接),由经办人员通过集团企业的OA系统(或者通过各企业的OA系统)与集团各对口部门实现流程化交互,各经办人员可以了解各项事务的具体进度,并且也可以通过集团OA实现工作事务留痕及归档。

  在集团已建的信息化系统基础上,增加或增强如下功能:1.增加集团通讯录功能,方便集团间的人员联系方式获取,为避免信息泄露,可设置权限仅供相关人员查看。

  2.增设平台用于各公司的业务能力描述,除了产品、服务、能力的详细介绍外,可以把潜在的客户或者适用场景进行描述,有利于其他公司在开展业务时,增加相互之间发现商机的概率。

  共享各公司的客户关系。如某公司新拓展的业务是集团内兄弟公司的客户,可以通过共享客户关系,快速建立信任纽带,加快客情关系建立,提升商机转化率。

  7.通过企业间的有效信息共享,有利于集团内资源的整合及配置,实现业务抱团发展,提升集团的母合效应。

  随着信息化系统建设的稳步推进,沉淀越来越多有价值的各种业务数据,现在就着手进行集团大数据中心的建设,逐步实现集团的各类决策辅助,建议:

  2.先以某个业务管理线做为切入点,如产权管理,集团每年都有大量的产权交易,致使企业的产权发生变化,产权部将相关数据信息上传至数据中心,企管部就可直接从中抓取相关数据用于更新企业信息,实现实时同步;或者基于大数据中心,分析集团内部的产权交易情况,形成产权交易看板,便于领导直观掌控及决策。

  3.对于已建系统需要进行数据对接改造,对于新建的系统要求在上线前实现与大数据中心的对接能力,及时汇聚业务数据。

  对于日常的工作,建议梳理集团和各企业的需求,实现智能定制。比如,对于集团本部各部门所需的管控信息,可整合到信息化系统中,要求所属企业在信息化系统中进行填报。同时可根据集团各部门的管控需要,定制管理报表模板,对企业上报的数据自动进行提取并生成数据报表,并可进一步生成多种分析图表,对数据做更深入的分析处理。

  对于非敏感性的公共信息,可合理设置权限,予以适度共享,以提升管理效率。例如,集团系统内不同领域不同行业所涉及的制度、政策、法律法规、知识库、各企业股权关系表、业务办理流程、社会机构信息等可以进行归集和汇总,方便大家查阅使用。(完)

  (本文作者系李沙、江业杭、林舒靖、颜阿南、许明、龚国景、何祥部、冯志华、刘恩光、李建军等人。文章内容摘自课题报告《整合提升信息化能力,激活FEI母合效应》)